Чек-лист по оформлению коммерческого предложения
Коммерческое предложение — важный и неотъемлемый инструмент по привлечению клиентов. От того, как вы его напишите и оформите будет зависеть, превратится ли читатель в покупателя или клиента или нет. Однако, коммерческое предложение может оказаться провальным без его правильного оформления.
Как правило, именно этому пункту уделяют меньше всего времени, а зря. Денис Каплунов, основатель и идейный вдохновитель студии копирайтинга, подготовил и опубликовал в своём блоге чек-лист по оформлению коммерческого предложения. Этот чек-лист поможет вам значительно увеличить шансы коммерческого предложения.
1. Проверьте, чтобы основной текст вашего коммерческого предложения (без приложений) не превышал объем в две страницы. Идеальный вариант – одна страница.
2. Проверьте, следовали ли вы правилу: печатный текст – шрифты с засечками, электронный текст – шрифты без засечек?
3. Убедитесь, что размер шрифта вашего письма максимально удобен для чтения (с экрана и в печати) – например: Verdana 12, Tahoma 11, Calibri 14.
4. Даже если вы готовите коммерческое предложение на основании индивидуального дизайна (в том числе полиграфического), помните – читать «черное на белом» гораздо удобней, чем «белое на черном».
5. Если Вы используете цвет – уведитесь в том, чтобы в документе было не больше 2-3 разных цветовых оттенков.
6. Запомните – коммерческое предложение, выполненное в цветном оформлении (печатный и электронный вариант) всегда изучается более увлеченно.
7. Используйте в тексте не больше 2-ух разных шрифтов, чем больше разных шрифтов – тем сложнее плавно изучать текст.
8. Не нужно в шапке коммерческого предложения наряду с контактной информацией указывать свои банковские реквизиты – вы же еще не договорились.
9. В крупных компаниях принято регистрировать и датировать коммерческие предложения – перед отправкой убедитесь, что у него есть номер и дата (кстати, дата должна быть актуальной).
10. Проверьте, что вместо фразы «Коммерческое предложение» вы используете заголовок. Исключение – когда вас самих просят отправить или подготовить конкретно «коммерческое предложение». В таком случае после фразы «коммерческое предложение» приветствуется краткое уточнение. Например «Коммерческое предложение по раскрутке сайта _____ в Facebook». Это делается в две строки: первая – «Коммерческое предложение» (более крупным шрифтом), вторая – само уточнение.
11. Убедитесь, что заголовок в своей длине не превышает две строки. Идеальный вариант – 1 строка и 3-5 слов.
12. Заголовок коммерческого предложения должен быть написан более крупным шрифтом (по сравнению с основным текстом) и выравнен по центру.
13. Внимательно посмотрите, чтобы в вашем коммерческом предложении не было пустых строк для заполнения от руки («__________») – это признак шаблонности.
14. Убедитесь, что вы используете один тип выравнивания основного текста (или по ширине или по левому краю) – и что нет визуальных пропусков.
15. Подзаголовки выделяйте полужирным шрифтом. И, как правило, они выравниваются по левому краю.
16. Убедитесь, что абзацы в вашем коммерческом предложении не превышают объем в четыре строки.
17. Проверьте, чтобы максимальная длина предложений не превышала две строки.
18. Наиболее удобная для чтения ширина одной сроки – 60-80 символов с пробелами.
19. Убедитесь в том, что между абзацами есть «воздух» (пробел, пустая строка).
20. Запомните, перечисления должны быть оформлены в виде маркированного или нумерованного списка (клиенты, преимущества, характеристики, варианты товара и т.д.)
21. Проверьте, выделили ли вы ключевые моменты (то есть, расставили ли вы акценты) в своем тексте с помощью визуальных и графических инструментов?
22. Старайтесь ограничить количество слов, написанных заглавными буквами, особенно в заголовках и подзаголовках.
23. Если в тексте коммерческого предложения используется прямая речь или цитаты – их желательно выделять курсивом или использовать рукописный шрифт.
24. Если вы предлагаете товар, убедитесь, что вы приложили к коммерческому предложению его фотографии (в разных ракурсах). Очень хорошо работают «фотографии в действии», то есть когда он уже используется по назначению.
25. В электронном тексте ссылки лучше «прикреплять» к конкретной фразе (особенно в призыве к действию), чем помещать их в натуральном виде.
26. Если Вы отправляете коммерческое предложение по электронной почте – желательно его не прикреплять как документ, а помещать сразу в поле письма (особенно в виде дизайнерского корпоративного шаблона).
27. Никаких «смайликов»!
28. Убедитесь, что в каждом случае используете не больше одного восклицательного (а также вопросительного) знака.
29. Не увлекайтесь многоточиями.
30. Убедитесь в том, что постскриптум визуально выделен – именно “P.S.”, а не всякие “З.Ы.”. И еще – в коммерческом предложении достаточно одного постскриптума.
31. Подпись на коммерческом предложении должна быть поставлена пастой или чернилами синего цвета (при условии, что основной текст черный). И никаких факсимиле.
32. Если вы используете приложения к своему коммерческому предложению – не забудьте об этом сказать в основном тексте. Причем, каждое приложение должно иметь номер и четкий заголовок. Например: «Приложение №1. Расчет эффективности…». В данном случае «Приложение №1» выравнивается по правому верхнему краю, а «Расчет эффективности…» выступает полноценным заголовком.
33. Если вы прилагаете к своему коммерческому предложению визитку – не забудьте загнуть ее верхний правый край: по деловому этикету это означает, что вы передаете визитку лично своей рукой.
34. Перед отправлением всегда протестируйте качество оформления. По электронной почте – отправьте его на свой второй ящик. По факсу – отправьте его на другой факс, и убедитесь, что все хорошо видно и заметно.
35. Если вы отправляете текстовый документ по электронной почте – желательно его перевести в формат PDF. Предварительно из MS Word версии уберите визуальные подчеркивания красного и зеленого цвета, указывающие на возможность грамматических неточностей.
P.S. Для смелых и любящих эксперименты: в печатных вариантах используйте бумагу для записей (стикер), который наклеивается на лицевую сторону коммерческого предложения. А на стикере напишите от руки какую-то добрую и теплую фразу, адресованную получателю.
Например: «Доброе утро, Иван Иванович! Прочитайте, пожалуйста, это письмо».
Хотя, хороший дизайнер вам поможет такой ход отразить и в электронной версии.
Для того, чтобы этот чек-лист был всегда под рукой предлагаем его скачать (документ ниже), и держать всегда под рукой при написании коммерческого предложения.
